Сортировка и группировка в access. Группировка и сортировка данных в отчете Access. Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

В отчете допускается сортировка по 10 и менее полям или выражениям.

Нажмите кнопку Сортировка и в раскрывшемся списке поле задайте поле, для которого будет выполнена сортировка.

Чтобы обеспечить сортировку записей внутри отсортированной группы записей добавьте еще один уровень сортировки, как это описано выше.

Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д.

При сортировке по возрастанию значения сортируются в порядке от «А» до «Я» и от 0 до 9.

Для изменения порядка сортировки выберите пункт "Начиная с Z" для текстовых полей или "От максимального к минимальному" для числовых полей. При сортировке по убыванию значения сортируются в порядке от «Я» до «А» и от 9 до 0.

1. Группировка записей в отчете

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям. Группировка может быть выполнена на этапе создания отчета. Для группировки записей в созданном отчете:

Откройте отчет в режиме конструктора.

Нажмите ПКМ и в контекстном меню выберите пункт Сортировка и группировка, чтобы открыть окно Группировка, сортировка и итоги.

Нажмите кнопку Группировка и выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки в отчете.

Задайте направление группировки, например "От минимального к максимальному".

Добавьте общие и промежуточные итоги для двух – трех полей отчета. Для этого в строке группировка раскройте список Больше и в нем выберите пункт С итогами. На рис. 4.1 показан в режиме Конструктор отчет с группировкой спортсменов по весу. В Отчет добавлены промежуточные итоги по группе (сумма ростов спортсменов с определенным весом) и общий итог (сумма ростов всех спортсменов).

Рис. 4.1. Отчет с группировкой спортсменов по весу в режиме Конструктор.

Рассмотрим параметры группировки, приведенные на рис. 4.1:

·"От минимального к максимальному" определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка.

·"По всему значению" определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.

··"С разделами примечания". Добавляет или удаляет область примечаний группы, определяемой полем или выражением.

"Не удерживать группу на одной странице". Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

1. Создание вычисляемого элемента управления

Откройте отчет в режиме Конструктор.

Добавьте в область данных отчета элемент управления Поле, как это описано в лабораторной работе №2 (см. рис. 4.2).

Вызовите окно свойств поля и на вкладке Данные в строке Данные вызовите Построитель выражений (нажмите кнопку с тремя точками).

В Построителе задайте поля и операции над ними (например, расчет удельной площади или относительной зарплаты и т.п.).

Удалите надпись созданного поля в области данных и в верхнем колонтитуле отчета задайте наименование вычисляемого поля.

Перейдите в режим макета отчета и просмотрите результаты его формирования.

Рис. 4.2. Использование Построителя выражений для создания вычисляемого поля в режиме Конструктор.

Сортировка данных может привести к более эффективной работе с отчетом или формой. Например, Каталог продуктов, в котором перечислены продукты в алфавитном порядке или на основе цены за единицу, намного проще использовать, чем в списке элементов в произвольном порядке.

В этой статье объясняется, как сортировать записи при просмотре и разработке таблицы, запроса, формы или отчета.

В этой статье

Введение

Вы можете отсортировать записи в таблице, запросе, форме или отчете в одном или нескольких полях. С минимальными трудозатратами по проектированию вы и пользователи формы или отчета могут выбрать способ сортировки записей.

Например, при создании отчета по каталогу продуктов можно указать список продуктов в алфавитном порядке. Порядок, который вы выбираете при проектировании объекта, становится порядком сортировки объекта по умолчанию. Но при просмотре запроса или отчета каждый пользователь может сортировать записи по мере необходимости, например по цене или по поставщику.

Примечание: Представление можно сортировать по любому полю, которое отображается в представлении, за исключением полей, содержащих вложения или объекты OLE.

Чтобы настроить результаты, можно выполнить сортировку записей по нескольким полям. При сортировке по нескольким полям важно определить, что называется самым внешним и внутренним полями сортировки. Чтобы получить нужные результаты, необходимо указать соответствующие поля в качестве внутренних и внешних полей сортировки. В качестве примера предположим, что вы хотите отсортировать таблицу контактов в полях FirstName и LastName. Если вы хотите, чтобы первые имена были отсортированы от А до Я (или от Я до А) внутри каждого фамилии, то имя является самым внутренним полем. С другой стороной, если вы хотите, чтобы последние имена были отсортированы внутри каждого имени, фамилия - это самое внутреннее поле. Другими словами, записи сортируются первыми (самые дальние) в поле "Фамилия", а затем в поле "имя" нажмите Next (внутренняя).

1. фамилия - это самое внешнее поле, а FirstName - самое внутреннее поле.

2. имя - это самое внешнее поле, а LastName - самое внутреннее поле.

Обратите внимание на то, что при применении порядка сортировки числа, текст и специальные символы сортируются в соответствии с выбранным языком и региональными параметрами компьютера. Если языковые и региональные параметры, указанные в диалоговом окне " Параметры Access ", не соответствуют ожиданиям, возможно, итоговые заказы на сортировку не соответствуют ожидаемым.

Проверка или изменение языка или региона, используемого по умолчанию

Чтобы проверить параметры языка в Access, нажмите файл _гт_ Параметры . На вкладке Общие в разделе Создание баз данных проверьте или измените значение в поле со списком порядок сортировки базы данных . Установите параметр Общие , если вы хотите использовать один из этих языков: африкаанс, албанский, арабский, баскский (Баскский), болгарскИй, британский, итальянский, английский, Фаероесе, индонезийский, немецкий (стандартный), Греческий, иврит, хинди, отличный от друга. Португальский, Русский, Сербский, суахили и урду. Обратите внимание, что этот параметр влияет только на новые базы данных. Чтобы применить этот параметр к существующей базе данных, сначала необходимо Сжать базу данных.

Чтобы сжать базу данных:

Выберите Инструменты для работы с базами данных _гт_ Сжатие и восстановление базы данных .

Сведения о том, как ознакомиться с региональными параметрами вашего компьютера, см. в разделе Изменение региональных параметров Windows для изменения внешнего вида некоторых типов данных .

Сортировка записей в представлении

Примечание: В Access сортировка отчета немного отличается от сортировки таблицы, запроса или формы.

Сортировка отчета

Откройте отчет в режиме макета или конструктора.

Если область не открыта, в группе Группировка _амп_ итогов (на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке конструктор в режиме конструктора) нажмите кнопку Группировать _амп_ сортировка .

Выполните одно из указанных ниже действий.

• Если отчет не содержит группировки и сортировки, нажмите кнопку Добавить группу в области Группировка, сортировка и итоги , а затем выберите самое внешнее поле сортировки. Щелкните стрелку рядом с кнопкой раскрывающегося списка и выберите способ упорядочения значений. Нажмите кнопку Дополнительно , а затем щелкните стрелку справа от раздела верхний колонтитул и выберите пункт без раздела заголовка . Повторите эти действия для каждого поля сортировки, в нижней части которого находится поле для сортировки.

  Если отчет уже сгруппирован или отсортирован, проверьте существующие уровни и внимательно внесите изменения. Чтобы изменить поле, используйте первую стрелку раскрывающегося списка. Чтобы изменить порядок, щелкните стрелку раскрывающегося списка. Чтобы изменить уровень группировки на только уровень сортировки, замените раздел заголовка на без раздела заголовка .

Совет: Чтобы отсортировать отчет по одному полю, откройте отчет в режиме макета, щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите нужную команду Сортировка. Например, если выбрать поле возраст, выберите вариант Сортировка от минимального к максимальному или Сортировка от максимального к минимальному . Но если отчет сгруппирован или вы хотите отсортировать данные по нескольким полям, необходимо использовать область Группировка, сортировка и итоги .

Сортировка таблицы, запроса или формы

Помните, что вы не можете удалить порядок сортировки только из одного поля. Чтобы отменить сортировку по всем полям сортировки, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Очистить все сортировки , а затем примените нужные порядок сортировки.

Дополнительные сценарии сортировки

При использовании команд сортировки тип данных поля и полные значения каждого поля используются для определения порядка записей. Но что делать, если вы хотите, чтобы текстовые значения (например, понедельник, вторник и т. д.) были отсортированы в настраиваемом порядке, а не в алфавитном порядке? Или вы хотите отсортировать текстовое поле, содержащее IP-адреса? Если команды сортировки не соответствуют требованиям сортировки, см. следующие статьи:

Удаление порядка сортировки

Чтобы удалить порядок сортировки из таблицы, запроса или формы, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтра нажмите кнопку Очистить все .

Порядок сортировки будет удален из всех полей представления.

Чтобы удалить порядок сортировки в отчете, откройте область Группировка , сортировка и итоги , выбрав команду Сортировка в группе Группировка _амп_ группировки (на вкладке Формат в режиме макета на вкладке конструктор в режиме конструктора). Затем выберите уровень сортировки, который вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить . Запись, соответствующая полю сортировки, будет начинаться с слов Sort by . Не удаляйте записи, которые начинаются с Group By , так как это приведет к изменению макета отчета.

Сохранение порядка сортировки с помощью объекта

Последний примененный порядок сортировки автоматически сохраняется вместе с таблицей, запросом, формой или отчетом. Если вы хотите, чтобы она автоматически применялась в следующий раз, когда вы откроете объект, убедитесь, что для свойства ордербйонлоад объекта задано значение Да .

Поскольку последний примененный порядок сортировки меняется со времени на время, может потребоваться задать постоянный порядок сортировки (или значение по умолчанию). Вы можете указать порядок сортировки по умолчанию для запроса или отчета. Важно отметить, что несмотря на то, что порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или последним сохраненным порядком сортировки, он применяется только в том случае, если в представлении удаляется текущий или последний порядок сортировки.

Чтобы просмотреть записи, отсортированные в порядке сортировки по умолчанию, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтра нажмите кнопку Очистить все . Это приведет к удалению текущего или последнего фильтра из представления и позволяет просматривать записи в порядке, заданном по умолчанию.

В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи».

Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».

Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».

Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.

Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».

Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» - «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».

Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».

В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.

Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».

После завершения поиска закройте окно.

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.55) соответствующую команду.

Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать - нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

• При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
• Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
• При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Рис. 2.55. Контекстное меню в режиме таблицы

Замечание

Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных (New database sort order) выбрать нужный язык (см. гл. 14).

Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.

Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да (Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).

Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, - приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация - это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация - это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок. Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок, с похожими данными, сгруппированными вместе. В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам. Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

• Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
• Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
• Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания. Восходящий означает идти вверх, так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .

• Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
• Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.

Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть. Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:

• Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
• Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
• Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.

В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные, которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад, вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:

• Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
• Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
• Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
• Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.

Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров, которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит, Не содержит, Ends С, и не заканчивается. Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

• Равные значения, которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
• Не равен, что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
• Начинается с, который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
• Не начинается с, включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно, вы можете выбрать:

• Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
• Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
• Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

GardenCo

Сортировка данных

Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. Например, можно отсортировать таблицу клиентов по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и именем - в качестве второго. Получится список, подобный тому, который встречается в телефонных справочниках.

В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать табличные данные по определенному принципу. Например, если, прежде чем печатать почтовые наклейки, отсортировать адресную информацию по почтовому индексу, наклейки будут сгруппированы в соответствии с требованиями почтовой службы.

В этом упражнении вы воспользуетесь различными способами сортировки данных в таблице и форме. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\Sort . Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.

3. Чтобы отсортировать таблицу по полю Штат, щелкните в любом месте столбца Штат, а затем щелкните на кнопке . Записи будут упорядочены по регионам.

Совет . Можно также воспользоваться командами Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и в меню Записи (Records) или щелкнуть правой кнопкой мыши на столбце, а затем щелкнуть на нужной команде в контекстном меню.

4. Чтобы изменить порядок сортировки на обратный (при условии, что курсор все еще находится в столбце Штат ), щелкните на кнопке Сортировка по убыванию (Sort Descending) . Записи для штата Орегон находятся теперь в начале списка. В обоих случаях сортировка осуществлялась по алфавиту, но данные в поле Город располагаются беспорядочно. Очевидно, что список выиграет, если упорядочить города внутри регионов.

Хотя суть сортировки кажется вполне очевидной, для компьютера все не так просто. В Access цифровые данные могут трактоваться и как числа, и как текст. Поля, содержащие, помимо цифр, пробелы, тире или знаки препинания (как, например, в почтовом индексе или телефонных номерах), трактуются как текстовые. В отличие от них поля, содержащие такие данные, как цена или количество, считаются числовыми. При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее - вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания. Такой подход может привести к неожиданным результатам. В следующей таблице представлены результаты сортировки первого столбца в зависимости от того, является его содержимое текстовым или числовым.

Чтобы отсортировать текстовое поле, содержащее цифры, в порядке возрастания или убывания значений, нужно дополнить их ведущими нулями до одинаковой длины. Например, данные 001, 011, 101 будут отсортированы правильно, даже если они определены как текстовые.

Совет . При сортировке записей по нескольким полям сортировка осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.

5. Чтобы разместить столбец Штат слева от поля Город , щелкните на заголовке столбца и перетащите его влево, пока между полями Адрес и Город не появится темная линия.

6. Так как столбец Штат уже выделен, нажмите на клавишу (Shift) и щелкните в заголовке столбца Город , чтобы распространить выделение на оба столбца.

7. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) , чтобы упорядочить записи по регионам и городам в порядке возрастания (города будут отсортированы внутри регионов).

Совет . Просматривая записи в режиме формы, их можно отсортировать, но только по одному полю. Для этого щелкните в нужном поле, а затем щелкните на одной из кнопок Сортировка (Sort) .

8. Хотя порядок столбцов в таблице Клиенты не имеет особого значения, все же верните столбец Штат на прежнее место.

9. Сохраните и закройте таблицу Клиенты .

10. Закройте базу данных.

Сегодня мы затронем тему отчетов в Access 2003 , а точнее очень полезную и интересную возможность данного программного продукта это группировка данных в отчете. Многие используют Access в качестве клиента в связи с этим формирование и программирование отчетов в Access очень важно, но многие начинающие программисты иногда даже не подозревают, с каким мощным инструментом они работают.

Как я уже сказал, Access очень популярен, особенно в связке с MSSql, т.е. когда его используют в качестве клиента. Если Вы не знаете что такое клиент, и что такое сервер то советую ознакомиться с материалом Что такое взаимодействие Клиент-Сервер?

И сегодня мы как раз будет рассматривать пример формирования отчета в Access, который будет брать данные с сервера MSSql 2008. Как настроить access на работу с MSSql Вы должны уже знать, а если не знаете, то не беда рассмотрим это в следующих статьях, потому что тема сегодняшней статьи совсем другая, а именно группировка данных в отчете.

Мы не раз затрагивали тему Access, поэтому если Вы начинающий программист access, то для лучшего освоения сегодняшнего урока хочу порекомендовать следующий материал – Основы создания запросов в Access 2003 .

Итак, приступим, и для начала давайте разберем исходные данные, т.е. источник данных. Мы не будем использовать в качестве источника запрос или представление данную роль у нас будет играть простая таблица с данными, а именно таблица с названием test_table, со следующими данными, которые я получил с помощью запроса select :

Создание отчета в Access 2003

Для того чтобы создать отчет откройте Access в режиме конструктора перейдите на объекты «Отчеты» и жмите создать

После чего у Вас откроется конструктор отчетов, и список полей, которые есть в нашей таблице.

И для начала давайте попробуем сделать отчет без группировки, и посмотрим, как это будет выглядеть, другими словами я просто в область данных перетащу все поля и укажу их заголовки.

Еще для наглядности я указал тип границы полей «Сплошная». Меняется это в свойстве поля (Правой кнопкой по полю «свойства»)

Сохраняем отчет с любым удобным для Вас названием, и можете запускать. Результат будет следующим:

Как видите все просто, и даже начинающий программист сделать это сможет, т.е. создать отчет в Access. Но начальство может сказать, что это не наглядно и они хотят видеть данные по каждому сотруднику в отдельности или по отделу, но так чтобы это было также в этом отчете.

Как не странно это сделать очень легко, и прибегать к редактированию источника данных совсем не нужно.

Группируем данные в отчете Access 2003

Для этого открываем в конструкторе отчета, окошко «Сортировка и группировка» выбираем там поле или поля группировки и в свойствах группы указываем показывать заголовок

Здесь мы указали, что первая группировка будет по полю otdel а вторая по полю name. И в конструкторе отчетов, после того как Вы укажите «Да» в поле показывать заголовок, у Вас сразу появятся эти самые заголовки, и Вам останется всего лишь переконструировать свой отчет, проще говоря, переставить поля таким образом, чтобы это устроил начальство, для примера я сделал следующим образом:

В итоге, когда Вы сохраните и запустите отчет, он будет уже выглядеть вот так:

Согласитесь что так более наглядно, сразу видно, какой отдел, что за сотрудник. И самое главное мы не меняли источник данных, другими словами, если Вам дан доступ править только клиентское приложение, а доступа к серверу у Вас нет, Вы легко сможете обойтись и без этого доступа.

Это был совсем простой пример, Вы можете конструировать свои отчеты любым образом, но я думаю что теперь, Вы понимаете, что такое группировка данных в отчете Access и как ее можно использовать, надеюсь это Вам пригодится!