ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО EXCEL
Программное средство Excel относится к классу систем обработки числовой информации, называемых SPREADSHEET,Буквальный перевод термина “spreadsheet” c английского языка на русский означает “РАССТЕЛЕННЫЙ ЛИСТ (бумаги)”. Между тем, в компьютерном мире под этим термином подразумевают совершенно определенный класс программных средств, именуемых у нас “ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ” или системами обработки числовой информации.
КРАТКИЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ ЭКСКУРС
Первая электронная таблица VisiCalc была выпущена фирмой Visi Corporation в 1981 году, и именно с этого момента принято вести отсчет истории электронных таблиц как самостоятельного вида программного обеспечения.
Идея выделения таблиц в особый класс документов и создание специализированной программы, выполняющей всевозможные операции с табличными данными, оказалась весьма удачной и была подхвачена многими фирмами. Популярность электронных таблиц стремительно росла.
В 1983 году фирма Lotus Development Corporation выпустила электронную таблицу 1-2-3, ставшую на долгие годы фактическим стандартом в своей области.
В 1985 году появилась первая версия для платформы Macintosh наиболее распространенная сегодня Microsoft Excel. Спустя год данный сектор desktop-приложений пополнился пакетом Quattro, созданный компанией Borland International Corporation. В 1989 году он выходит под названием Quattro Pro.
Электронные таблицы сегодня занимают одно из лидирующих мест в структуре продаж делового программного обеспечения. Новое поколение ЭТ характеризуется новым уровнем функциональных возможностей. Помимо традиционных средств (таких как вычисления с использованием стандартных функций, автопересчет, объединение рабочих листов), современные пакеты ЭТ ориентированы на работу в среде Internet, дополнены средствами коллективной работы, значительно расширены функции по созданию деловой графики. Основными конкурентами среди производителей данного программного обеспечения в 1998 году являлись компании Corel (Quattro Pro 7), Microsoft (Excel 97, 7.0), Lotus Development (Lotus 1-2-3).
ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
¨ ¨ бухгалтерский и банковский учет;
¨ ¨ планирование распределение ресурсов;
¨ ¨ проектно-сметные работы;
¨ ¨ инженерно-технические расчеты;
¨ ¨ обработка больших массивов информации;
¨ ¨ исследование динамических процессов.
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
· · анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;
· · оформление таблиц, отчетов;
· · форматирование содержащихся в таблице данных;
· · построение диаграмм требуемого вида;
· · создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;
· · перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;
· · печать итогового документа целиком или частично;
· · организация взаимодействия в рабочей группе (коллективное использование, то есть распространение и просмотр электронных таблиц всеми участниками рабочей группы;
· · работа в Internet(поиск данных и публикация информации) с помощью инструментария ЭТ.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭТ ПРИ РЕШЕНИИ ЗАДАЧ
1. 1.Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения , входящие в модель.
2. 2.При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки (автоматическая настройка ссылок).
CОСТАВЭЛЕКТРОННОЙТАБЛИЦЫ
В таблице используются столбцы (256) и строки (16384).
Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV,
Элемент находящийся на пересечении столбца и строки назовем - ячейкой (клеткой).
Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.
МОДЕЛЬЯЧЕЙКИВEXCEL
Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:
· · адрес
|
|
· · содержимое
· · изображение
· · формат
· · имя
· · примечание (комментарий)
имясодержимоеизображение
Адрес ячейки - номер столбца и строки. Используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки), а также для быстрого перемещения по таблице.
Excel позволяет использовать 2 стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1.
НАПРИМЕР . Пусть в ячейке D3 нужно получить произведение чисел, находящихся в ячейках А2(второй ряд, первая колонка) и B1 (первый ряд, вторая колонка). Это может быть записано одним из следующих способов:
|
Вид ссылок |
Стиль А1 |
Стиль R1C1 |
|
относительный |
A2 * B1 |
R[-1]C[-3] * R[-2]C[-2] |
|
абсолютный |
||
|
смешанный |
=$A2 * B$1 A$2 * $B1 |
R[-1]C1 * R1C[-2] R2C[-3] * R[-2]C2 |
Содержимым ячейки может быть:
· · число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));
· · текст ;
· · формула .
Формула - всегда начинается со знака “=“ и может содержать: числовые константы, абсолютные или относительные ссылки на адреса ячеек, встроенные функции.
Аргументы функций всегда заключаются в круглые скобки. Стандартные функции можно как ввести с клавиатуры, так и воспользоваться меню ВСТАВКА / ФУНКЦИЯ или кнопкой
Изображение - то, что пользователь видит на экране монитора.
Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение.
Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пуста) столько символов, какова ширина ячейки.
Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.
Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.
Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.
НАПРИМЕР , назначив ячейке С3 имя “ Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу:=Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.
Примечание - сопроводительный текст к содержимому ячейки. Ввести примечание в ячейку можно с помощью меню ВСТАВКА / ПРИМЕЧАНИЕ. Ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе точкой в правом верхнем углу.
|
|
Таким образом модель
ячейки можно представить
Для автоматизации табличных расчетов используются специальный вид прикладного программного обеспечения, называемый табличными процессорами или электронными таблицами.
Электронная таблица - это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.
Программа MS Excel – одна из самых популярных программ, для работы с электронными таблицами, на сегодняшний день, работающая под управлением системы Windows. Существует довольно много областей применения табличных процессоров: инженерные расчеты, математическое моделирование процессов, статистическая обработка массивов данных, расчет использования денежных средств в финансовых операциях и т.д. Кроме того, с помощью электронных таблиц можно создать и использовать базы данных.
Файл электронной таблицы называется книгой. Книга состоит из так называемых листов. Каждый лист представляет собой таблицу.
Любая электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обычно обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк - числами (1, 16, 278 и т. п.).
Ячейка - место пересечения столбца и строки.
Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: A1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.
Табличные процессоры включают много удобных и простых по оформлению данных: выделение цветом фона и символов, использование различных шрифтов. Все это делает информацию в электронной таблице удобной для восприятия и понимания пользователем.
Табличный процессор предоставляет также возможность распечатать всю или часть электронной таблицы, предварительно просмотрев ее.
Типы данных. Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.
Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).
Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+В2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках A1 и В2, а формула «=А1*5» - умножение числа, хранящегося в ячейке A1 на 5. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
Результат и аргументы используемых функций находятся в ячейках электронной таблицы. Табличный процессор обладает гибким механизмом задания и редактирования значений ячеек электронной таблицы, а также допускает создание собственных программ по обработке данных. Функции выполняются не только над значениями конкретных ячеек, но и над набором ячеек из заданного диапазона. Каждая ячейка имеет свое название, составленное из названия столбца и строки, а диапазон задается названиями левой верхней и правой нижней ячеек таблицы.
Использование табличного процессора позволяет не только определить результат на основе исходных данных, но и найти исходные значения, необходимые для получения требуемого результата.
Абсолютные и относительные ссылки. В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.
Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют следующий вид: A1, B3.
Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $А$1).
Если символ доллара стоит перед буквой (например: $А1), то координата столбца абсолютная, а строки - относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки - абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.
Пусть, например, в ячейке С1 записана формула =А$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные - нет.
Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.
В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями - фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.
Построение диаграмм и графиков . Электронные таблицы позволяют представлять числовые данные в виде диаграмм или графиков. Диаграммы бывают различных типов (столбчатые, круговые и т. д.); выбор типа диаграммы зависит от характера данных.
Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы . Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры ) – прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.
Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных , результатов , а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними . При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
Функции табличных процессоров разнообразны:
· создание и редактирование электронных таблиц;
· создание многотабличных документов;
· оформление и печать электронных таблиц;
· построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
· создание многотабличных документов, объединенных формулами;
· работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
· создание итоговых и сводных таблиц;
· использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
· создание слайд-шоу;
· решение оптимизационных задач;
· решение экономических задач типа "что - если" путем подбора параметров;
· разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.
Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, – выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой . Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация – AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк – с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса ) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.
Следующий объект в таблице – диапазон ячеек . Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне – ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший – ячейка. Примеры диапазонов – A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.
Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.
Иногда электронная таблица может быть составной частью листа , листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).
Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины , логические величины , формулы (алгебраические, логи-ческие, содержащие условие).
В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации – абсолютная и относительная адресации . При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов
ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем – фиксирована строка, столбец может изменяться).
Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд.
Применяя данное пособие на этапе закрепления и формирования практических навыков обучающийся имеет возможность актуализировать теоретические знания, проверить себя по контрольным вопросам, отработать навыки на практических заданиях.
1. Структура электронных таблиц
Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, AB и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, А1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Электронная таблица Excel состоит из 256 столбцов и 16384 строк. B Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных. По умолчанию листы нумеруются “Лист 1”, “Лист 2”, и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменить. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным.
Контрольные вопросы
- Какова структура электронных таблиц?
- Как задается имя ячейки в электронных таблицах?
- Что содержит Лист электронных таблиц Excel?
- Что содержит Рабочая книга электронных таблиц Excel?
Практическое задание.
- Переименуйте и упорядочите листы в электронных таблицах.
2. Ввод данных в ячейку таблицы
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком . Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекратится и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, - удаляются. Если щелкнуть на кнопке со значком на экран поступит диалоговое окно Мастера функций. Вы можете ввести функцию.
Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: Нажав клавишу {Enter}; Щелкнув на кнопке с галочкой; Щелкнув мышью на другой ячейке.
Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. Фрагменты содержимого ячеек можно форматировать обычным способом с помощью вкладки [Формат-Ячейки…/Шрифт] или с помощью панели инструментов “Форматирование”. Эксперименты со шрифтом вы можете провести самостоятельно.
Практические задания
- Создайте с помощью EXCEL таблицу умножения (или другую по образцу).
В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют вид: А1, В3. По умолчанию при наборе формул в Excel используются относительные ссылки. Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $A$1).
Рассмотрим действие абсолютных и относительных ссылок на примере. Пусть нам необходимо вычислить стоимость комплектующих для компьютера в рублях, если известны их цены в долларах и курс рубля.
Копирование формул, содержащих относительные и абсолютные ссылки.
- Ввести в ячейки А5, А6 и А7 названия устройств, а в ячейки В5, В6, В7 их цены в долларах. Ввести в ячейку С2 курс рубля.
- Ввести в ячейку С5 формулу =В5*$C$2, где В5 – относительная ссылка, а $C$2 – абсолютная. Скопировать формулы в ячейки С6 и С7; абсолютная ссылка на ячейку $C$2 останется неизменной а, относительная В5 изменяется на величину смещения от активной ячейки.
Если символ доллара стоит перед буквой (например, $A1), то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, A$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными .
Контрольные вопросы
- В чем заключается отличие абсолютных ссылок от относительных?
- Какие ссылки называются смешанными? Приведите пример.
- В ячейку F13 ввели формулу =F12/$B$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F16. Какая формула содержится в ячейке F16?
- В ячейку В7 ввели формулу =(А6+А7)*$D$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F7. Какая формула содержится в ячейке F7?
- В ячейку D5 ввели формулу =$A5+B$5. Затем эту формулу скопировали в ячейку D2. Какая формула содержится в ячейке D2?
Практические задания
- Проверьте на практике правильность выполнения заданий 3, 4 и 5.
- Откройте лист, где содержится таблица с наименованием устройств и ценой в У.е. Для удобства расчетов переведите цены в рубли по курсу, значение которого вы можете хранить в любой удобной для вас ячейке.
4. Практическое задание. ”Цена устройств компьютера”
В целях приобретения наиболее эффективного компьютера оценить доли, которые составляют цены входящих в него устройств, от общей цены компьютера. Представить результат в виде диаграммы.
Цена устройств компьютера
- Запустите приложение Microsoft Excel. В своей рабочей книге создайте новый лист для выполнения этого практического задания.
- Введите наименования устройств, входящих в компьютер, и их цены в условных единицах. Для удобства расчетов переведем цены в рубли по курсу, значение которого будет храниться в ячейке В1 (или в другой, удобной для вас ячейке).
- Введем в ячейку С4 формулу перевода цены в рубли =$B$1*B4. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В1 для правильного копирования формулы в ячейки С5-С15 с помощью команды [Правка - Заполнить - Вниз]. Подсчитаем в ячейке С16 общую сумму цены компьютера с помощью функции СУММ и определим долю цены каждого устройства в процентах.
- Введем в ячейку D4 формулу определения доли цены устройства в общей цене компьютера =B4/$B$16. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В16 для правильного копирования формулы в ячейки D5-D15.
- Для представления чисел в столбце D в форме процентов необходимо ввести команду [Формат-Ячейка…]. На появившейся панели Атрибуты ячейки в окне Категория выбрать Процент . Данные в таблице можно сортировать по возрастанию или убыванию их значений.
- Для сортировки устройств по алфавиту в порядке возрастания выделить столбцы и стоки таблицы и щелкнуть по кнопке A-Z. (Создайте копии таблицы: по алфавиту наименований устройств, по убыванию цены устройств, по возрастанию цены устройств.). В процессе работы (например, при вводе формул) иногда удобно просматривать содержимое ячеек не в виде чисел, а в виде формул.
- Для просмотра значений в виде формул необходимо ввести команду [Сервис – Параметры…]. В левой части появившейся панели выбрать Документ электронной таблицы-Содержимое. В правой части панели установить флажок Формулы. Для наглядного отображения полученных числовых данных построим диаграмму.
- Выделить область данных и ввести команду [Вставка-Диаграмма]. На появившейся первой панели Автоформат диаграммы (1-4) можно изменить область данных.
- На второй панели необходимо выбрать тип диаграммы (в данном случае Круговая объемная) и расположение ряда данных (в данном случае столбцы). В окне Просмотр демонстрируется вид выбранной диаграммы.
- На третьей и четвертой панелях можно уточнить
детали внешнего вида диаграммы и легенды.
В результате мы получили круговую диаграмму, которая дает наглядное представление о “вкладе” каждого устройства в цену компьютера.
В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствие с заданными условиями. Такие условия называются фильтром . В результате поиска будут найдены те строки, которые удовлетворяют заданному фильтру. Прежде чем начать поиск, необходимо выделить хотя бы одну ячейку с данными. Например, найдем все строки, которые содержат информацию об устройствах стоимостью более 100 У.е. - Ввести команду [Данные-Фильтр-Автофильтр]. В названиях столбцов таблицы появятся раскрывающиеся списки, содержащие стандартные условия поиска. Развернуть список в столбце Цена и выбрать пункт Условие… для ввода пользовательских условий.
- На диалоговой панели Пользовательский автофильтр в полях ввести оператор условия поиска больше и значение 100.
- В результате будут найдены две строки, удовлетворяющие заданному фильтру. (Найдите в таблице устройства, содержащие слово “Дисковод”.)
- Сохранить таблицу с данными и диаграмму на листе Цена устройств.
5. Табулирование и построение графиков функций в ЭТ EXCEL.
Дана функция Y(x)= x 2 -3x+2. Требуется:
Вычислить значения функции Y для значений аргумента х=-5;-4,5;-4;…7;7,5;8;
Построить с помощью EXCEL график функции Y(х) и определить (приблизительно), при каких значениях х значение функции Y(x) равно 0.
Технология решения задачи
|
Понятие, назначение и возможности электронных таблиц
Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор. Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения значительно шире.
Назначение электронных таблиц
· Подготовка табличных документов, обработка сводок, составление реестров и прочих документов;
· проведение анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных;
· проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;
· создание баз данных;
· автоматизация процесса вычислений;
· построение диаграмм и графиков по имеющимся данным и другие работы.
Возможности электронных таблиц
· многовариантность выполнения операций, т. е. обработка информации несколькими способами. Задача пользователя - выбрать для себя наиболее удобный.
· быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню. Доступ к наиболее часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню.
· наличие разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы. Например, разбивать экран на несколько окон, фиксировать заголовки строк и таблиц, создавать шаблоны рабочих листов, используемых для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;
· наличием встроенных функций для работы с базами данных, списками, датами и временными значениями; функциями для инженерных, математических, текстовых, финансовых, логических и других расчетов.
· построения различного типа диаграмм и графиков.
Понятия и определения программы MS-EXCEL
При работе с электронной таблицей используются следующие термины:
· рабочая книга;
· таблица;
· ячейка таблицы;
· строка таблицы;
· столбец таблицы.
Рабочая книга - это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить л юбые имена. Например, Лист 1 может быть назван Группа 1, а Лист 2 - Группа 2.
Способ отображения рабочей книги и листов на экране может быть различен. При этом книга может быть разделена или не разделена на отдельные листы. Для изменения формы представления рабочего пространства таблицы выбирать команды Вид, Разметка страницы. Каждый лист в книге содержит 256 столбцов и 65536 строк. Количество столбцов и строк таблицы можно изменять. На каждом листе книги может быть создана отдельная таблица.
Электронная таблица - это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.
Ячейка таблицы - это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами - адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.
Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной. Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.
Строка - это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.
Столбец - это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1 означает ссылку на ячейку А1 листа 2.
Столбцы таблицы именуются латинскими буквами (заголовок столбца). Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами от A до Z, далее используются сочетания двух букв АА, АВ, … , ВА, ВВ и т. д. Строки таблицы обозначаются числами (заголовок строки).
Свой собственный адрес имеет каждая отдельная ячейка: он состоит из номера столбца и строки, которым она и принадлежит. Имена ячеек образуются буквой столбца, а затем номер строки. Адрес каждой ячейки находится в левом верхнем углу окна программы слева от строки формул в поле имени.
Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию:
· ширина ячейки равна 9 разрядам;
· символьные данные выравниваются по левому краю;
· цифровые данные - по правому краю.
Типы данных в таблице MS-EXCEL
Каждую из ячеек Excel можно заполнить разными типами данных: текстом, численными значениями, даже графикой. Для того чтобы введенная вами информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (а чаще целому столбцу или строке) определенный формат. Операцию эту, как и многие другие, можно выполнить с помощью Контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы. Щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мышки и выберите нужный пункт из меню Формат ячеек .
· Общий – эти ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.
· Числовой – для цифровой информации.
· Денежный – для отражения денежных величин в заранее заданной валюте.
· Финансовый – для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.
· Процентный
· Дробный.
· Экспоненциальный
· Текстовый
· Дополнительный – этот формат используется при составлении небольшой базы данных или списка адресов для ввода почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.
При этом объем информации, которую можно внести в ячейки рабочего поля Excel, не ограничен видимой площадью: столбцы и строки могут растягиваться. В каждую ячейку можно ввести до 65 000 текстовых или числовых символов в любом формате. Введенные числовые данные Excel интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчеты. Значения могут отображаться в числовом формате, форматах дат, времени и других. Слишком большие или слишком малые числа Excel представляет в экспоненциальной форме. Например, вместо 48 900 000 в ячейке появится 4,89Е+07. Точность числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок Панели инструментов Форматирование, т. е. применить особый числовой формат. По умолчанию числа появляются в числовом формате Общий. Введенные текстовые данные Excel интерпретирует как текст (иногда называемый надписями). Excel не может выполнять расчеты с текстовыми данными. Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны 2 варианта отображения:
· Следующие ячейки в строке пусты – тогда визуально текст накроет эти ячейки.
· В следующих ячейках есть данные – тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.
Существует и третий тип данных – формулы. Этот тип информации Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается только в строке формул, в ячейке же показывается лишь результат ее выполнения.
Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов кодовой таблицы символов. Особенности текстового типа данных:
· по умолчанию выравнивается по левой границе ячейки;
· если число символов введенного значения больше ширины ячейки, то оно занимает соседнюю ячейку справа, если эта ячейка пустая. Если ячейка не пуста, то невидимая на экране часть значения располагается под непустой ячейкой справа. Чтобы увидеть все содержимое ячейки, столбец следует расширить.
Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы. Целая и дробная части числа отделяются друг от друга запятой. Числа следует вводить, используя цифровые клавиши, расположенные в правой области клавиатуры. Если при вводе числа вместо числа появилась дата, надо выполнить команды Правка, Очистить, Все, а затем ввести число правильно.
Особенности числового типа данных:
· по умолчанию выравнивается по правой границе ячейки;
· если ширина ячейки недостаточна для отображения всего числа, то в ячейке появляются символы ### . Чтобы увидеть все число, столбец надо расширить.
Данные числового типа в ячейке могут отражаться в различных форматах - денежном, финансовом, процентном, дробном, экспоненциальном, текстовом, дополнительном.
Введем в ячейку А1 число 12345,67. Активизируем команды Формат, Ячейки. В появившемся окне Формат ячеек активизируем закладку Число и просмотрим все возможные образцы представления.
Тип даты и времени является частным случаем данного числового типа.
При вводе даты и времени программа преобразует их в специальное число, представляющее собой количество дней, прошедшее с начала века до введенной даты. Веденная дата (к примеру, 3 марта 2003 года) может быть представлена в одном из форматов:
После фиксации даты в ячейке в качестве разделителя между днем, месяцем и годом устанавливается точка. Запись будет выглядеть так:
или 12.Мар.03.
Особенности типа данных «дата»:
· в качестве разделителя здесь используется не запятая, а другие символы - точка, пробел, слэш. При таком вводе данное автоматически распознается как данное типа Дата и ячейке, в которую это данное вводится, присваивается формат Даты ;
· если после ввода в ячейку даты (введем в ячейку А1 дату 3. 12.03) назначить ей Общий или Числовой формат , то на экран выведется число дней с 1.01.1900 по день введенной даты.
Введенное время может иметь следующие форматы:
Формульным типом являются данные, представленные в виде формулы. В ячейке с формулой видна не сама формула, а вычисленное по этой формуле значение, зависящее от значений в других ячейках таблицы. Явным признаком Данных формульного типа является символ «=».
Чтобы ознакомиться с особенностями ввода данных формульного типа, следует активизировать команды: Вызов справки, Создание формул и проверка книг, Ввод формул, Вычисление значений в формулах.
Одним из операндов формулы может быть функция Листа или встроенная функция. Встроенная функция - это программа вычислений по заранее определенному алгоритму. Такие функции реализуют вычисления по наиболее часто встречающимся алгоритмам
обычно объединяются в библиотеку встроенных функций. Чтобы вписать встроенную функцию в активную ячейку, используется управляющий элемент - Мастер функций .
Для работы с Мастером функций необходимо:
· на панели инструментов щелкнуть кнопку Вставка функций (f=);
· в появившемся окне Мастер функций шаг 1 из 2 в левой области Категории выберем строку Математические в правой области Функции будем последовательно выделять имена функций, обращая внимание на появляющиеся комментарии.
Для остальных строк из области Категории выполняются аналогичные действия.
